מדוע אתם זקוקים בעסק למכשיר טלפון? התשובה לכך ברורה מאליה והיא קרובה לתשובה לשאלה, מדוע אתם זקוקים לשירותי מרכזיה? מי שלא מכירים מקרוב את שירותי המרכזייה בענן, אולי חושבים שהיא פחות או יותר כמו מכשיר הטלפון – פתרון ליכולת לנהל כמה שלוחות שונות בעסק ביעילות. אך האמת היא, שזו היא מערכת שמציעה הרבה יותר מכך. בואו נראה מה זה אומר ומדוע עסקים זקוקים לה, גם אם הם לא מודעים לכך.

הטלפוניה מתקדמת לעתיד

בעסקים אסור לקפוא על השמרים. חשוב להתקדם ולהתעדכן כל הזמן והדבר נכון, גם לגבי תשתיות המחשוב של העסק. תקשורת היא כיום חלק בלתי נפרד מכך. ההתפתחות ההדרגתית שלה, הובילה להצגת יכולות מעניינות ושימושיות רבות. חלקן הפכו כבר לסטנדרט בסוגי עסקים רבים. למשל נתב שיחות דינאמי לעסקים, שעליו נרחיב עוד מעט. המעבר ממערכת טלפונים רגילה למרכזיה בענן, הוא צעד גדול קדימה ולעתיד, גם מבחינת היכולות האלה וגם מבחינת היבט הענן. הוא מאפשר לעסקים להפיק את המיטב מהתקשורת עם לקוחות, ספקים וגורמים נוספים. יש לו כמובן השלכות משמעותיות על השגת לקוחות חדשים, כמו גם על שימור לקוחות קיימים.

 

 

נתב שיחות דינאמי כדוגמה

בין התכונות הרבות של מרכזיות בענן, יכולת פופולארית במיוחד היא ה-IVR. זהו נתב שיחות מתקדם או Interactive Voice Response, אשר עונה לשיחות נכנסות באופן אוטומטי. המתקשרים שומעים הודעה שהעסק יכול להחליט עליה. כעת, בדרך כלל, הם מקבלים אפשרות לנתב את עצמם לשלוחה מבוקשת. אתם מכירים את השיטה: לשלוחה כזו וכזו, הקש מספר כזה וכזה. כיום קל מתמיד להפיק מכך תועלת עסקית, מאחר שהציבור הרחב כבר מכיר את המנגנון הזה היטב. IVR כולל גם יכולות מתקדמות רבות, כגון זיהוי אוטומטי של המתקשר, שבעקבותיו המערכת יכולה להגיב באופנים שמותאמים ללקוח הספציפי. או ביצוע סקרים בזמן ההמתנה. ביישום נכון, הנתב עשוי לחסוך לעסק נציגי שירות וזמן, לשפר את השירות ועוד. כאשר זוכרים שזו רק תכונה אחת של המרכזייה בענן, מתחילים להבין את התועלת הפוטנציאלית הרחבה שגלומה בכך.

תכונות נוספות

עבור מי שלא מכירים, כדאי לשם ההמחשה להציג עוד כמה יכולות פופולארית של המרכזיות:

• חייגן – שירות שחוסך לכם זמן יקר, בחיוג למספר נמענים גדול. השירות מבצע באופן אוטומטי את ההמתנה למענה ואת חיבור הנציג שלכם לאדם שאליו מתקשרים.
• וועידות – ניהול מתקדם ונוח במיוחד, של יצירת וקיום וועידות טלפון.
• הקלטת שיחות – יכולת להקליט שיחות בקלות ולנהל את קבצי ההקלטה בנוחות רבה. נזכיר, כי הקלטת שיחות עשויה להיות שימושית למטרות רבות, בהן שיפור הפעילות של נציגי השירות וכן למטרות משפטיות.
• שירותי סלולר לעסקים – חיבור טלפונים סלולאריים למערכת, כולל ניטור השלוחה הסלולרית ושירותי מספור סלולריים.

למי זה מתאים?

מרכזיות בענן מתאימות ככל שגדלים היקף השיחות וחשיבותן. עסק בצמיחה עשוי להיות בנקודת זמן, שמתאימה מאוד לחשוב על כך. אם נמנעים מכך בגלל שיקול של עלויות או של מורכבות, מודל הענן מספק פתרון מעולה, שהופך את הדברים לפשוטים ומשתלמים במיוחד. ענפים עסקיים שונים, מציבים אתגרים שונים מבחינת התקשורת וישנו גם ההיבט של גודל העסק ומצבו בכל נקודת זמן. כך שהשאלה האם ועד כמה זה יתאים לכם, משתנה מאוד מעסק לעסק.

חשיבות הספק

שימוש במרכזיה בענן, הוא מצב שמטיל אחריות רבה על הספק שאיתו עובדים. כמובן, הדבר מחייב אמון רב בספק ושהוא יהיה מקצועי ואיכותי. כמו כן, חיונית התמיכה היעילה והמלאה שהספק יציע ללקוחותיו.

לסיכום

ככלל, לעסקים בגודל בינוני ובוודאי גדול, כדאי מאוד לשקול שימוש במרכזיות מסוג זה.